Télétravail renforcé :  comment bien préparer mes équipes ?

Dans un communiqué, Elisabeth Borne, ministre du travail, a rappelé aux partenaires sociaux l’importance du télétravail et l’obligation d’y recourir chaque fois que cela est possible. Le gouvernement a tenu à réaffirmer que le télétravail doit rester la norme, particulièrement en cette période de recrudescence des contaminations.  📈

 

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Selon le ministère, seulement 64% des travailleurs en situation de pouvoir télétravailler, ont réellement travaillé depuis chez eux, contre 70% au mois de novembre de l’année dernière. 💻

🕵️L’inspection du travail est invitée à intervenir davantage en entreprise pour s’assurer que la direction de l’entreprise et les représentants des salariés se mobilisent véritablement pour privilégier au maximum le télétravail. 

Mais après des mois d’expérimentation du télétravail et alors que sa mise en place a été souvent réalisée dans l’urgence, cette réaffirmation est l'occasion pour le dirigeant d’entreprise de faire évoluer les conditions de travail à distance de ses équipes. 👥

📣 Comment le dirigeant d’entreprise peut préparer au mieux ses équipes au 100% télétravail ?

 

📍   Sécuriser juridiquement le recours au télétravail

Le code du travail ne pose aucune condition particulière à la mise en place du télétravail et le permet pour toutes les catégories de salariés

Toutefois, l’employeur peut exclure de l’exercice du travail à distance certaines catégories de salariés, à condition de respecter le principe d’égalité de traitement au sein des catégories en question.

Ainsi, par exemple, il peut être décidé qu’en sont exclus les stagiaires, les salariés en CDD ou encore les salariés en CDI ayant peu d’ancienneté. 🔍

 

🔍  Il y a 3 moyens pour mettre en place le télétravail

  👉  La conclusion d’un accord collectif, c’est-à-dire après négociation avec les représentants du                  personnel ou à défaut avec les salariés directement (Pour en savoir plus, vous pouvez consulter            cette page) ;

  👉   L’élaboration d’une charte par le dirigeant de l’entreprise, après avoir sollicité un avis du                      Comité Social et Économique (CSE), s’il existe ;

  👉    La conclusion d’un accord spécifique avec chaque salarié, formalisé par tout moyen (mail,                   lettre,...). 

 

📃  En cas de conclusion d’un accord collectif ou d’une charte, il est obligatoire de mentionner :

  • La détermination des horaires de travail auxquelles le salarié doit être joignable par l’employeur ; 
  • Les conditions de mise en place du télétravail et les conditions de retour au travail en présentiel ;
  • Les modalités de consentement des salariés des conditions de mise en place du télétravail ;
  • Les modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail ; 
  • Les modalités d'accès des travailleurs handicapés à une organisation en télétravail

 

📣  En ces circonstances exceptionnelles, que revêt la situation sanitaire actuelle, l’employeur peut             imposer le télétravail à ses salariés. A l’inverse, un salarié ne peut imposer à son employeur le           passage en télétravail, et ce même si son poste le permet. Le refus de ce dernier doit néanmoins          être motivé

💡 A savoir, il n’est pas nécessaire de modifier le contrat de travail des salariés travaillant à distance. 

Pour toute autre question, vous pouvez consulter cette Q&A réalisée par le ministère du travail.

 

📍   Garantir à ses équipes les mêmes droits que lorsqu’elles travaillent en présentiel

Un salarié travaillant hors des locaux de l’entreprise a les mêmes droits que les salariés réalisant leur travail dans les locaux. Ils ont notamment le droit d’être informés par leurs représentants syndicaux et d'accéder à des formations. 👨‍🏫

🕘 Les obligations légales relatives au temps de travail doivent également être respectées

De même, les salariés conservent leurs avantages sociaux, tels que les  tickets restaurants et les chèques vacances, s’ils en bénéficient lorsqu’ils travaillent en présentiel. 🔖

 

📣A titre de rappel, les salariés ont un droit à la déconnexion, à savoir le droit de ne pas être disponible pour répondre aux diverses sollicitations (appels, emails, messages,…) de leur employeur en dehors des heures de travail et durant leurs congés. 🚫

 

Le dirigeant d’entreprise doit informer ses équipes des restrictions dans l’utilisation du matériel informatique, des outils informatiques et des services de communication électronique ainsi que des sanctions encourues en cas de non-respect par le salarié de ces restrictions. 

 

💡   En cas d’accident sur le lieu où le salarié exerce le télétravail, survenant dans ses horaires de travail, cet accident est présumé être un accident du travail

 

📣   A savoir, depuis 2012, le code du travail n’impose plus la prise en charge par l’employeur des frais attachés au télétravail tels que les frais d’abonnement internet, d’équipement matériel, … La prise en charge de ces frais peut faire l’objet d’une négociation particulière lors de la conclusion de l’accord collectif ou de l’élaboration de la charte. 🗣️

 

📍   Mettre à disposition des équipes des outils informatiques permettant le travail collaboratif

En effet, la communication au sein d’une même équipe est un facteur indéniable de productivité. Mais à distance, la communication peut être fortement ralentie. Le recours à l’email est régulièrement fait à mauvais escient, et ne peut recréer totalement une communication similaire à celle possible lorsque les employés travaillent dans les mêmes locaux. 📧

👉 Il existe de nombreux outils informatiques permettant une communication interne efficace. Le dirigeant peut mettre à disposition de ses équipes une messagerie instantanée (Slack, Skype,...), un outil de gestion de projet (Monday, Trello, Wrike …) et des logiciels collaboratifs (Google Drive, Dropbox, Evernote,…).

 

📍   Protéger l’accès aux données sensibles de votre entreprise

Il est vivement conseillé au dirigeant de veiller à ce que ses équipes soient informées et qu’elles respectent la charte de sécurité informatique.

💡  Si l’entreprise ne dispose pas d’une telle charte, c’est l’occasion d’en élaborer une.

Par ailleurs, les salariés doivent être sensibilisés à la cybersécurité, notamment en cas d'hameçonnage, de vol de données, de rançongiciel. ⚠️

Ce site gouvernemental dédié à la cybersécurité liste 10 recommandations de sécurité à destination des salariés en télétravail et 12 recommandations à destination des employés. Il est fortement conseillé d’aller consulter ces recommandations et de les suivre. 🚩

 

📍   Maintenir ses équipes motivées et réduire leur sentiment d’isolement :

L’organisation de réunions à intervalles réguliers, toutes les semaines ou tous les jours, selon les besoins des équipes, permet aux salariés de garder un certain rythme dans leur travail et de définir des objectifs à court terme. 

En novembre 2020, 4 télétravailleurs sur 10 se sentent isolés et 3 salariés en télétravail sur 10 affirment mal vivre le télétravail journalier, selon une enquête Harris Interactive pour le ministère du travail. 

 

🚩   Il est important de réduire le sentiment d’isolement du salarié. Pour ce faire, plusieurs solutions peuvent être envisagées :

     👉 Continuer et renforcer la communication interne, notamment sur les réussites de l’entreprise ; 

     👉 Prolonger et adapter les activités de team building, telles que des challenges créatifs, des séances de sport à distance, des afterwork en ligne  ;

     👉 Maintenir le sentiment d'appartenance à l’entreprise, par exemple en mettant davantage les équipes en avant sur les réseaux sociaux de l’entreprise ;

     👉 Redonner confiance au salarié en valorisant davantage qu’en temps normal, son travail par des feedbacks, des remerciements, des félicitations… 

 

Il est conseillé au dirigeant et aux managers d’équipes de se rendre disponible auprès de leurs équipes pour recueillir leurs difficultés liées au télétravail. Des temps d’échanges peuvent ainsi être définis avec les salariés leur donnant la possibilité de s’exprimer.

 

📣   A savoir, pour les télétravailleurs en souffrance, des psychologues sont à votre écoute, 24h/24 et 7j/7, gratuitement, au numéro vert : 0800 13 00 00



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