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Quelles formalités dois-je effectuer au lendemain de l’Assemblée Générale annuelle d’approbation des comptes ?

En pleine période d’assemblée générale (AG) annuelle d’approbation des comptes, ROBIN vient vous expliquer quelles sont les formalités à effectuer une fois que l’AG a voté. 💡

Deux formalités doivent être effectuées : il faudra dresser un procès-verbal (PV) d’AG puis déposer les comptes au greffe du Tribunal de commerce

📌 PV d’AG

🔎 Quelle est son utilité ?

Le PV d’AG a pour objet de reprendre ce qui a été voté lors de l’AG afin d’en conserver une trace écrite.✍️

L’intérêt étant qu’en cas de litige avec un associé ou lors d’un contrôle fiscal, le PV servira de preuve de ce qui a été voté durant l’AG.

La société doit donc conserver tous ses PV d’AG.

🔎 Que doit-il contenir ?

Le PV d’AG doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires. Celles-ci varient en fonction de votre type de société. 📋

Principalement, le PV doit contenir les mentions suivantes :

  • Le nom de la société ;
  • Le siège social ;
  • La date, l’heure et le lieu de l’AG ;
  • Les noms des participants présents ou représentés ainsi que leur pourcentage de parts sociales détenu ;
  • Les documents et rapports soumis à l’AG tels que la convocation, le rapport de gestion, le rapport sur les comptes du commissaire aux comptes, les comptes annuels ;
  • Un résumé des débats ;
  • Les résolutions soumises au vote ;
  • Le résultat des votes quant à l’affectation des résultats

📝A noter que certains statuts de société prévoient des spécificités qu’il faudra respecter si vous ne voulez pas que le PV d’AG ne soit déclaré nul.

🔎 Qui doit le rédiger ?

Par principe c’est le gérant, mais le plus fréquemment ce sera une secrétaire nommée à l’AG ou un salarié de la société. 📝

L’idéal reste d’avoir recours à un avocat qui vous permettra d’éviter des erreurs pouvant causer la nullité du PV d’AG.

🔎 Quand faut-il le rédiger ?

📅⏳ La société a un mois suivant la date de l’AG pour le dresser. Toutefois, il est vivement conseillé de le rédiger et de le signer immédiatement à la fin de l’AG.

🔎 Quels sont les risques à le rédiger seul ?

Le principal risque est de voir le PV d’AG déclaré nul si certaines mentions sont manquantes ou si elles sont incorrectes.❌

De plus, il existe quelques subtilités dont le gérant n’a pas forcément connaissance. Par exemple, si des décisions votées en AG apparaissent sur le PV d’AG alors même que ce vote n’était pas prévu à l’ordre du jour, alors les décisions et le PV seront déclarés nuls.

⚠️ Si le PV d’AG est déclaré nul, il sera réputé n’avoir jamais existé. Comme la nullité interviendra bien plus tard, le délai d’un mois sera largement dépassé, alors le dirigeant pourrait voir sa responsabilité engagée car il n’aura pas respecté les délais pour dresser le PV d’AG.⚠️

Ainsi, le mieux serait de faire rédiger son PV d’AG par un avocat afin d’éviter toutes ces complications.

📌 Dépôt des comptes annuels :

🔎 Comment déposer ses comptes annuels ?

Il faut déposer les comptes annuels de la société au greffe du Tribunal de commercial où la société est immatriculée.

🔎 Que faut-il déposer exactement ?

Devront être déposés tous les documents relatifs à la procédure d’approbation des comptes :

🔎 Quand doit-on déposer les comptes annuels ?

📅⏳ Le délai de dépôt est d’un mois à compter de l’AG. Si la déclaration se fait en ligne, le délai de dépôt est alors de deux mois.

🔎 Quelle sanction pour non-dépôt des comptes annuels ?

🚨 Le dirigeant de la société s’expose à une amende pouvant s’élever à 1500 euros et 3000 euros en cas de récidive.

Pour obtenir une réponse à votre question, prenez un rendez-vous gratuit avec un avocat partenaire ROBIN.

ROBIN

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